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Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht ist verkündet und seit 28.3.2020 in Kraft.
Unter dem Druck der aktuellen Entwicklungen der Corona-Krise hat die Bundesregierung am 23. März 2020 einen Gesetzesentwurf vorgelegt, der bereits am 25. März 2020 vom Bundestag verabschiedet worden ist und dem der Bundesrat, am 27. März 2020, zugestimmt hat (“Covid-19 Abmilderungsgesetz” - Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht. Das Covid-19 Abmilderungsgesetz beinhaltet unter anderem Erleichterungen für Vereine und GmbH zu Versammlungen und Beschlussfassungen. Das Gesetz tritt am Tag nach der Verkündung am 28.03.2020 in Kraft und gilt nur für Versammlungen und Beschlüsse im Jahr 2020.
Der Sportkreis hat versucht die neuen Vorschriften in den nachfolgenden Ausführungen zu berücksichtigen, (ohne Gewähr durch den Sportkreis. Wie bei allen gesetzlichen Fragen empfiehlt sich im Zweifel immer eine Rechtberatung einzuholen.)
Vom BGB abweichende Neuregelungen
Artikel 2, § 5 des Gesetzes gilt zunächst nur für Mitgliederversammlungen, die 2020 stattfinden, und hat folgenden Wortlaut:
(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.
(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,
1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Automatische Verlängerung der Amtszeit
Die meisten Vereinssatzungen sehen eine feste Amtszeit für den Vorstand vor – auch wenn das gesetzlich nicht erforderlich ist. Bei einer solchen Amtszeitbegrenzung empfiehlt sich eine Verlängerungsklausel, nach der der Vorstand bis zur Neuwahl im Amt bleibt. Leider fehlt diese Klausel in manchen Satzungen.
Das hat problematische Folgen: Die Amtszeit endet dann automatisch und der Verein ist ohne rechtmäßigen Vorstand. Leider führt das aktuelle Versammlungsverbot nicht selten zu genau diesem Zustand.
Artikel 2, § 5 Abs. 1 des Gesetzes ermöglicht, dass Vorstandsmitglieder auch nach Ablauf ihrer Amtszeit zunächst im Amt bleiben, d.h. eine Wieder- oder Neubestellung nicht zwingend erforderlich ist, um den Verein handlungsfähig zu erhalten.
Hinweis: Natürlich kann kein Vorstandsmitglied zur Fortsetzung des Amts gezwungen werden. Er müsste dann aber, wenn die Neuregelung in dieser Form in Kraft tritt, ausdrücklich zurücktreten. Dazu genügt eine formlose Erklärung einem anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied gegenüber.
Virtuelle Mitgliederversammlung
Dass eine virtuelle Mitgliederversammlung (d.h. mit internetzgestützten Kommunikationsmedien, wie z.B. Videokonferenz o.ä.) zulässig ist, hat die Rechtsprechung bereits bestätigt (Oberlandesgericht Hamm, Urteil vom 27.09.2011, I-27 W 106/11). Allerdings ist dafür bisher eine entsprechende Satzungsregelung unverzichtbar.
Artikel 2, § 5 Abs. 2 Nr. 1 soll virtuelle Versammlungen der Präsenzversammlung gleichstellen. Für gültige Beschlusse ohne Zusammenkunft der Mitglieder ist dann weder eine besondere Satzungsgrundlage noch – wie bei der bisherigen schriftlichen Beschlussfassung – die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich. Nach § 28 BGB würde diese Regelungen auch für Vorstandsitzungen gelten.
Hinweis: Ungeklärt ist aber die Frage, ob das umstandslos auch für Vereine gilt, bei denen einen nennenswerte Zahl von Mitgliedern nicht über die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer virtuellen Versammlung verfügt (fehlende technische Ausstattung und Kenntnisse). Dann kann eine virtuelle Versammlung eine „besondere Erschwernis“ für die Teilnahme darstellen und die Beschlüsse zwar nicht nichtig (von vornherein unwirksam), aber anfechtbar machen.
Unser Tipp: Im Zweifel sollte dann – die künftig mögliche – vereinfachte schriftliche Beschlussfassung gewählt oder die virtuelle Versammlung zumindest dadurch ergänzt werden.
Schriftliche Beschlussfassung wird vereinfacht
Auch die schriftliche Beschlussfassung soll durch die Neuregelung vereinfacht werden. Bisher verlangt § 32 Abs. 2 BGB bei einer schriftlichen Beschlussfassung die Einstimmigkeit. Es müssen also alle Mitglieder dem Beschluss zustimmen. Bereits eine einzige Enthaltung führt zum Scheitern des Beschlusses.
Das soll sich durch Artikel 2, § 5 Abs. 3 des Gesetzes ändern. Danach ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt (also angeschrieben) wurden und bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben. Es gelten die üblichen Mehrheitserfordernisse – also in den meisten Fällen eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen
Verlangt ist nur die Textform. Es ist also keine Unterschrift erforderlich. Damit kommen für die Beteiligung an der Abstimmung auch E-Mail und andere elektronische Textmedien (z.B. SMS oder WhatsApp) in Frage.
Zusätzlich wird es durch Abs. 2 Nr. 2 möglich, dass einzelne Mitglieder ihre Stimmen im Vorfeld einer (virtuellen oder physischen) Versammlung schriftlich abgeben. Es sind so auch Mischformen aus virtueller Versammlung und schriftlicher Beschlussfassung möglich. Das gilt auch für Vorstandssitzungen.
Weitere Erklärungen:
Darf unser Verein trotz des Ausbruchs von COVID-19 eine körperliche Mitgliederversammlung abhalten?
Nein. Versammlungen in Vereinen – dies umfasst auch Mitgliederversammlungen – sind seit dem 16. März 2020 untersagt. Dies gilt zunächst bis auf Weiteres, d. h. unbefristet. Zudem sind die inzwischen geltenden teilnehmerzahlbezogenen Veranstaltungsverbote sowie etwaige „Kontakt- und Ausgangssperren“ zu beachten. Ob eine Teilnahme an einer Mitgliederversammlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeiten zulässig ist, ist fraglich. Jedenfalls müsste die berufliche Tätigkeit ausnahmslos für alle Vereinsmitglieder vorliegen. Darüber hinaus wäre es selbst bei Kleinstvereinen in Anbetracht der Gesamtsituation nicht ratsam, die Infektionsgefahr für alle Beteiligten und deren Umfeld zu erhöhen.
Können Satzungsbestimmungen, die einen bestimmten Termin vorschreiben, eine Ausnahme rechtfertigen?
Nein. Die oben genannten Erwägungen und Verbote stehen über den satzungsmäßigen Vor-gaben, z.B. innerhalb eines bestimmten Quartals eine Mitgliederversammlung abzuhalten. Auch ohne derartige Verbote kann eine nicht hinnehmbare Infektionsgefahr für einzelne oder alle Vereinsmitglieder eine Verschiebung der satzungsmäßig vorgesehenen Mitgliederversammlung erlauben.
Wie kann ich eine Mitgliederversammlung verschieben oder absagen?
Sofern die Satzung – wie in den meisten Fällen üblich – hierzu keine Vorgaben macht, gelten für die Absage und die Verschiebung einer Mitgliederversammlung die gleichen Formvorschriften wie für deren Einberufung. Sie müssen der satzungsmäßig bestimmten Form für eine Einladung genügen (schriftlich?) und von dem Organ ausgesprochen werden, das für die Einladung zuständig ist. Fristen sind ohne spezielle Satzungsvorgabe nicht zu beachten. Die Mit-glieder müssen jedoch rechtzeitig vor dem Termin davon Kenntnis nehmen können. Im Fall einer Verschiebung kann diese mit der erneuten Einladung zu einem neuen Termin verbunden werden.
Sind stattdessen eine virtuelle Mitgliederversammlung oder ein Umlaufbeschluss möglich?
Im Grundsatz setzt eine Mitgliederversammlung nach § 32 BGB immer ein physisches Treffen voraus. Trotz der umfassenden Möglichkeiten der Internet- und Telekommunikationstechnik konnte dies bisher nicht ohne Weiteres ersetzt werden. Nur, wenn die Satzung dies bereits vorsah (z.B. in Form einer Video- oder Telefonkonferenz, Chatgruppe etc.) oder alle Vereins-mitglieder diesem Vorgehen zustimmten, war dies ausnahmsweise möglich. Gemäß § 32 Abs. 2 BGB ist eine Beschlussfassung der Mitglieder auch ohne Mitgliederversammlung zulässig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich (auch per Fax oder in elekt-ronischer Form nach § 126a BGB; nicht jedoch als einfache E-Mail) erklären.
Das Covid-19 Abmilderungsgesetz wird u.a. die bisherige Schwierigkeit, Mitgliederversammlungs-Beschlüsse im Verein ohne Versammlung zu fassen, beseitigt. Art. 2 § 5 des Gesetzes gilt zunächst nur für Mitgliederversammlungen, die 2020 stattfinden, und hat in Abs. 2 folgenden Wortlaut:
(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vor-stand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,
1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
Diese Vorschrift soll künftig virtuelle Versammlungen und Mischformen der Präsenzversammlung gleichstellen. Eine Zusammenkunft der (oder aller) Mitglieder ist nun ohne eine besondere Satzungsgrundlage sowie ohne die Zustimmung aller Mitglieder – wie bei der bisherigen schriftlichen Beschlussfassung – für gültige Beschlüsse ausreichend.
Eine virtuelle Versammlung setzt – unabhängig vom eingeschlagenen technischen Weg – voraus, dass die erforderlichen Zugangsdaten (Link, Einwahldaten etc.) samt aller notwendigen „Schlüssel“ (Passwort, Code etc.) für alle Mitglieder rechtzeitig vor der Versammlung zugänglich gemacht werden und im Zweifel die technischen Mittel zur Verfügung gestellt werden. Der Verein hat sicherzustellen, dass die Versammlung frei von Bild- und/oder Tonunterbrechungen abläuft und der Empfang während der gesamten Versammlung uneingeschränkt bleibt. Gleichzeitig müssen die Abstimmungsmodalitäten, sofern diese in der Satzung festgelegt sind, gewahrt bleiben – notfalls muss der Verein als eine „Abstimmungssoftware“ für geheime Abstimmungen bereitstellen. Sollte der Verein dies oder andere technische Voraussetzungen nicht schaffen können, verbleibt zumindest ein Restrisiko dahingehend, dass eine virtuelle Versammlung für einzelne Mitglieder eine „besondere Erschwernis“ in der Ausübung ihrer Mitgliedschaftsrechte darstellen könnte, was die gefassten Beschlüsse zumindest anfechtbar machen würde.
Unter Umständen kann es daher ratsam sein, die künftig mögliche vereinfachte schriftliche Beschlussfassung zu wählen oder wenigstens die virtuelle Versammlung damit zu kombinieren. Das Covid-19 Abmilderungsgesetz sieht im Weiteren (Art. 2 § 5 Abs. 3) nämlich vor:
(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Die schriftliche Beschlussfassung soll demzufolge durch die Neuregelung ebenfalls vereinfacht werden. Bisher erforderte § 32 Abs. 2 BGB bei einer schriftlichen Beschlussfassung die Einstimmigkeit. Nunmehr ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder “beteiligt” wurden – dies bedeutet wohl: “angeschrieben” – und bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben. Die bestehenden Mehrheitserfordernisse bleiben unberührt, so dass in der Regel eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Die Ausdehnung auf die Textform bedeutet u.a. , dass keine Unterschrift erforderlich ist. Folglich sind auch Abstimmung via E-Mail und andere elektronische Textmedien wie beispielsweise z.B. SMS oder WhatsApp möglich.
Sind Kernangelegenheiten des Vereins von einer virtuellen Beschlussfassung oder einem Umlaufbeschluss ausgeschlossen?
Nein. Sofern die o. g. Anforderungen eingehalten werden, können in einer virtuellen Versammlung ebenso wie schriftlichen Beschlussfassung alle Angelegenheiten des Vereins entschieden werden. Hierzu können z.B. Gremienwahlen, die Feststellung des Jahresabschlusses oder auch Satzungsänderungen sogar bis hin zu einer Vereinsauflösung gehören. Selbstverständlich ist in derartigen Fällen eine lückenlose Dokumentation der Versammlung von der Einberufung bis zur Beschlussfassung zwingend zu empfehlen.
Muss ein Vorstand fristgemäß neu gewählt werden, dessen Amtszeit während der Einschränkungen durch das Coronavirus endet?
In manchen Satzungen ist für die Amtszeit eines Vorstandes eine bestimmte Amtszeit vorgesehen. Endet die Amtszeit durch Zeitablauf, scheidet der Vorstand ersatzlos aus, wenn kein neuer Vorstand gewählt wurde und die Satzung auch keine Vorschrift enthält, dass Vorstände im Amt bleiben, bis Nachfolger gewählt sind. In diesen Fällen sind Vereine ohne Vorstand, wenn eine Wahl nicht rechtzeitig erfolgt ist.
Das Covid-19 Abmilderungsgesetz regelt in Art. 2 § 5 Abs. 1 nunmehr, dass auch ohne eine solche satzungsmäßige Bestimmung Vorstände im Amt bleiben, bis Nachfolger bestellt sind oder eine Abberufung erfolgt. Insoweit muss eine Mitgliederversammlung jetzt nicht einberufen werden, wenn die Amtszeit der Vorstände endet und eine entsprechende Fortführungsklausel in der Satzung fehlt.
Kann auch der Vorstand virtuell tagen?
Prinzipiell gelten für Vorstandsbeschlüsse dieselben Regelungen wie für eine Mitgliederversammlung. Demnach konnte sich bislang die Zulässigkeit einer virtuellen Sitzung zunächst nur aus der Vereinssatzung ergeben. Fehlte dort eine Regelung, konnte der Vorstand bisher im Einstimmigkeitsverfahren für die Durchführung einer virtuellen Vorstandssitzung ohne Satzungsgrundlage und Einhaltung der Schriftform stimmen.
Die oben dargestellten Erleichterungen für die Mitgliederversammlung durch das Covid-19 Abmilderungsgesetz gelten dem Wortlaut nach zunächst einmal nur für Mitgliederversammlungen. Ob dies über den gesetzlichen Verweis in § 28 BGB auf § 32 BGB auch für Vorstandssitzungen gilt, ist fraglich. Die Gesetzesbegründung nimmt dazu keine Stellung.
Dementsprechend kann grundsätzlich auch bei der tatsächlichen Durchführung einer virtuellen Vorstandssitzung auf alle modernen Kommunikationsmittel zurückgegriffen werden. Voraussetzung: Alle Vorstandsmitglieder müssen eine rechtzeitige Zugangsmöglichkeit (Einwahldaten/Passwort) zu dem Kommunikationsmittel der Wahl und die technischen Möglichkeiten haben. Rechtssicherheit besteht jedoch nur bei der Zustimmung aller Vorstände hierzu.
veröffentlicht am 28.03.2020
Covid-19 Abmilderungsgesetz
Gesetzesänderung zu Vereinfachung von Mitgliederversammlungen
Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht ist verkündet und seit 28.3.2020 in Kraft.
Unter dem Druck der aktuellen Entwicklungen der Corona-Krise hat die Bundesregierung am 23. März 2020 einen Gesetzesentwurf vorgelegt, der bereits am 25. März 2020 vom Bundestag verabschiedet worden ist und dem der Bundesrat, am 27. März 2020, zugestimmt hat (“Covid-19 Abmilderungsgesetz” - Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht. Das Covid-19 Abmilderungsgesetz beinhaltet unter anderem Erleichterungen für Vereine und GmbH zu Versammlungen und Beschlussfassungen. Das Gesetz tritt am Tag nach der Verkündung am 28.03.2020 in Kraft und gilt nur für Versammlungen und Beschlüsse im Jahr 2020.
Der Sportkreis hat versucht die neuen Vorschriften in den nachfolgenden Ausführungen zu berücksichtigen, (ohne Gewähr durch den Sportkreis. Wie bei allen gesetzlichen Fragen empfiehlt sich im Zweifel immer eine Rechtberatung einzuholen.)
Vom BGB abweichende Neuregelungen
Artikel 2, § 5 des Gesetzes gilt zunächst nur für Mitgliederversammlungen, die 2020 stattfinden, und hat folgenden Wortlaut:
(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.
(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,
1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Automatische Verlängerung der Amtszeit
Die meisten Vereinssatzungen sehen eine feste Amtszeit für den Vorstand vor – auch wenn das gesetzlich nicht erforderlich ist. Bei einer solchen Amtszeitbegrenzung empfiehlt sich eine Verlängerungsklausel, nach der der Vorstand bis zur Neuwahl im Amt bleibt. Leider fehlt diese Klausel in manchen Satzungen.
Das hat problematische Folgen: Die Amtszeit endet dann automatisch und der Verein ist ohne rechtmäßigen Vorstand. Leider führt das aktuelle Versammlungsverbot nicht selten zu genau diesem Zustand.
Artikel 2, § 5 Abs. 1 des Gesetzes ermöglicht, dass Vorstandsmitglieder auch nach Ablauf ihrer Amtszeit zunächst im Amt bleiben, d.h. eine Wieder- oder Neubestellung nicht zwingend erforderlich ist, um den Verein handlungsfähig zu erhalten.
Hinweis: Natürlich kann kein Vorstandsmitglied zur Fortsetzung des Amts gezwungen werden. Er müsste dann aber, wenn die Neuregelung in dieser Form in Kraft tritt, ausdrücklich zurücktreten. Dazu genügt eine formlose Erklärung einem anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied gegenüber.
Virtuelle Mitgliederversammlung
Dass eine virtuelle Mitgliederversammlung (d.h. mit internetzgestützten Kommunikationsmedien, wie z.B. Videokonferenz o.ä.) zulässig ist, hat die Rechtsprechung bereits bestätigt (Oberlandesgericht Hamm, Urteil vom 27.09.2011, I-27 W 106/11). Allerdings ist dafür bisher eine entsprechende Satzungsregelung unverzichtbar.
Artikel 2, § 5 Abs. 2 Nr. 1 soll virtuelle Versammlungen der Präsenzversammlung gleichstellen. Für gültige Beschlusse ohne Zusammenkunft der Mitglieder ist dann weder eine besondere Satzungsgrundlage noch – wie bei der bisherigen schriftlichen Beschlussfassung – die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich. Nach § 28 BGB würde diese Regelungen auch für Vorstandsitzungen gelten.
Hinweis: Ungeklärt ist aber die Frage, ob das umstandslos auch für Vereine gilt, bei denen einen nennenswerte Zahl von Mitgliedern nicht über die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer virtuellen Versammlung verfügt (fehlende technische Ausstattung und Kenntnisse). Dann kann eine virtuelle Versammlung eine „besondere Erschwernis“ für die Teilnahme darstellen und die Beschlüsse zwar nicht nichtig (von vornherein unwirksam), aber anfechtbar machen.
Unser Tipp: Im Zweifel sollte dann – die künftig mögliche – vereinfachte schriftliche Beschlussfassung gewählt oder die virtuelle Versammlung zumindest dadurch ergänzt werden.
Schriftliche Beschlussfassung wird vereinfacht
Auch die schriftliche Beschlussfassung soll durch die Neuregelung vereinfacht werden. Bisher verlangt § 32 Abs. 2 BGB bei einer schriftlichen Beschlussfassung die Einstimmigkeit. Es müssen also alle Mitglieder dem Beschluss zustimmen. Bereits eine einzige Enthaltung führt zum Scheitern des Beschlusses.
Das soll sich durch Artikel 2, § 5 Abs. 3 des Gesetzes ändern. Danach ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt (also angeschrieben) wurden und bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben. Es gelten die üblichen Mehrheitserfordernisse – also in den meisten Fällen eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen
Verlangt ist nur die Textform. Es ist also keine Unterschrift erforderlich. Damit kommen für die Beteiligung an der Abstimmung auch E-Mail und andere elektronische Textmedien (z.B. SMS oder WhatsApp) in Frage.
Zusätzlich wird es durch Abs. 2 Nr. 2 möglich, dass einzelne Mitglieder ihre Stimmen im Vorfeld einer (virtuellen oder physischen) Versammlung schriftlich abgeben. Es sind so auch Mischformen aus virtueller Versammlung und schriftlicher Beschlussfassung möglich. Das gilt auch für Vorstandssitzungen.
Weitere Erklärungen:
Darf unser Verein trotz des Ausbruchs von COVID-19 eine körperliche Mitgliederversammlung abhalten?
Nein. Versammlungen in Vereinen – dies umfasst auch Mitgliederversammlungen – sind seit dem 16. März 2020 untersagt. Dies gilt zunächst bis auf Weiteres, d. h. unbefristet. Zudem sind die inzwischen geltenden teilnehmerzahlbezogenen Veranstaltungsverbote sowie etwaige „Kontakt- und Ausgangssperren“ zu beachten. Ob eine Teilnahme an einer Mitgliederversammlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeiten zulässig ist, ist fraglich. Jedenfalls müsste die berufliche Tätigkeit ausnahmslos für alle Vereinsmitglieder vorliegen. Darüber hinaus wäre es selbst bei Kleinstvereinen in Anbetracht der Gesamtsituation nicht ratsam, die Infektionsgefahr für alle Beteiligten und deren Umfeld zu erhöhen.
Können Satzungsbestimmungen, die einen bestimmten Termin vorschreiben, eine Ausnahme rechtfertigen?
Nein. Die oben genannten Erwägungen und Verbote stehen über den satzungsmäßigen Vor-gaben, z.B. innerhalb eines bestimmten Quartals eine Mitgliederversammlung abzuhalten. Auch ohne derartige Verbote kann eine nicht hinnehmbare Infektionsgefahr für einzelne oder alle Vereinsmitglieder eine Verschiebung der satzungsmäßig vorgesehenen Mitgliederversammlung erlauben.
Wie kann ich eine Mitgliederversammlung verschieben oder absagen?
Sofern die Satzung – wie in den meisten Fällen üblich – hierzu keine Vorgaben macht, gelten für die Absage und die Verschiebung einer Mitgliederversammlung die gleichen Formvorschriften wie für deren Einberufung. Sie müssen der satzungsmäßig bestimmten Form für eine Einladung genügen (schriftlich?) und von dem Organ ausgesprochen werden, das für die Einladung zuständig ist. Fristen sind ohne spezielle Satzungsvorgabe nicht zu beachten. Die Mit-glieder müssen jedoch rechtzeitig vor dem Termin davon Kenntnis nehmen können. Im Fall einer Verschiebung kann diese mit der erneuten Einladung zu einem neuen Termin verbunden werden.
Sind stattdessen eine virtuelle Mitgliederversammlung oder ein Umlaufbeschluss möglich?
Im Grundsatz setzt eine Mitgliederversammlung nach § 32 BGB immer ein physisches Treffen voraus. Trotz der umfassenden Möglichkeiten der Internet- und Telekommunikationstechnik konnte dies bisher nicht ohne Weiteres ersetzt werden. Nur, wenn die Satzung dies bereits vorsah (z.B. in Form einer Video- oder Telefonkonferenz, Chatgruppe etc.) oder alle Vereins-mitglieder diesem Vorgehen zustimmten, war dies ausnahmsweise möglich. Gemäß § 32 Abs. 2 BGB ist eine Beschlussfassung der Mitglieder auch ohne Mitgliederversammlung zulässig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich (auch per Fax oder in elekt-ronischer Form nach § 126a BGB; nicht jedoch als einfache E-Mail) erklären.
Das Covid-19 Abmilderungsgesetz wird u.a. die bisherige Schwierigkeit, Mitgliederversammlungs-Beschlüsse im Verein ohne Versammlung zu fassen, beseitigt. Art. 2 § 5 des Gesetzes gilt zunächst nur für Mitgliederversammlungen, die 2020 stattfinden, und hat in Abs. 2 folgenden Wortlaut:
(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vor-stand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,
1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
Diese Vorschrift soll künftig virtuelle Versammlungen und Mischformen der Präsenzversammlung gleichstellen. Eine Zusammenkunft der (oder aller) Mitglieder ist nun ohne eine besondere Satzungsgrundlage sowie ohne die Zustimmung aller Mitglieder – wie bei der bisherigen schriftlichen Beschlussfassung – für gültige Beschlüsse ausreichend.
Eine virtuelle Versammlung setzt – unabhängig vom eingeschlagenen technischen Weg – voraus, dass die erforderlichen Zugangsdaten (Link, Einwahldaten etc.) samt aller notwendigen „Schlüssel“ (Passwort, Code etc.) für alle Mitglieder rechtzeitig vor der Versammlung zugänglich gemacht werden und im Zweifel die technischen Mittel zur Verfügung gestellt werden. Der Verein hat sicherzustellen, dass die Versammlung frei von Bild- und/oder Tonunterbrechungen abläuft und der Empfang während der gesamten Versammlung uneingeschränkt bleibt. Gleichzeitig müssen die Abstimmungsmodalitäten, sofern diese in der Satzung festgelegt sind, gewahrt bleiben – notfalls muss der Verein als eine „Abstimmungssoftware“ für geheime Abstimmungen bereitstellen. Sollte der Verein dies oder andere technische Voraussetzungen nicht schaffen können, verbleibt zumindest ein Restrisiko dahingehend, dass eine virtuelle Versammlung für einzelne Mitglieder eine „besondere Erschwernis“ in der Ausübung ihrer Mitgliedschaftsrechte darstellen könnte, was die gefassten Beschlüsse zumindest anfechtbar machen würde.
Unter Umständen kann es daher ratsam sein, die künftig mögliche vereinfachte schriftliche Beschlussfassung zu wählen oder wenigstens die virtuelle Versammlung damit zu kombinieren. Das Covid-19 Abmilderungsgesetz sieht im Weiteren (Art. 2 § 5 Abs. 3) nämlich vor:
(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Die schriftliche Beschlussfassung soll demzufolge durch die Neuregelung ebenfalls vereinfacht werden. Bisher erforderte § 32 Abs. 2 BGB bei einer schriftlichen Beschlussfassung die Einstimmigkeit. Nunmehr ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder “beteiligt” wurden – dies bedeutet wohl: “angeschrieben” – und bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben. Die bestehenden Mehrheitserfordernisse bleiben unberührt, so dass in der Regel eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Die Ausdehnung auf die Textform bedeutet u.a. , dass keine Unterschrift erforderlich ist. Folglich sind auch Abstimmung via E-Mail und andere elektronische Textmedien wie beispielsweise z.B. SMS oder WhatsApp möglich.
Sind Kernangelegenheiten des Vereins von einer virtuellen Beschlussfassung oder einem Umlaufbeschluss ausgeschlossen?
Nein. Sofern die o. g. Anforderungen eingehalten werden, können in einer virtuellen Versammlung ebenso wie schriftlichen Beschlussfassung alle Angelegenheiten des Vereins entschieden werden. Hierzu können z.B. Gremienwahlen, die Feststellung des Jahresabschlusses oder auch Satzungsänderungen sogar bis hin zu einer Vereinsauflösung gehören. Selbstverständlich ist in derartigen Fällen eine lückenlose Dokumentation der Versammlung von der Einberufung bis zur Beschlussfassung zwingend zu empfehlen.
Muss ein Vorstand fristgemäß neu gewählt werden, dessen Amtszeit während der Einschränkungen durch das Coronavirus endet?
In manchen Satzungen ist für die Amtszeit eines Vorstandes eine bestimmte Amtszeit vorgesehen. Endet die Amtszeit durch Zeitablauf, scheidet der Vorstand ersatzlos aus, wenn kein neuer Vorstand gewählt wurde und die Satzung auch keine Vorschrift enthält, dass Vorstände im Amt bleiben, bis Nachfolger gewählt sind. In diesen Fällen sind Vereine ohne Vorstand, wenn eine Wahl nicht rechtzeitig erfolgt ist.
Das Covid-19 Abmilderungsgesetz regelt in Art. 2 § 5 Abs. 1 nunmehr, dass auch ohne eine solche satzungsmäßige Bestimmung Vorstände im Amt bleiben, bis Nachfolger bestellt sind oder eine Abberufung erfolgt. Insoweit muss eine Mitgliederversammlung jetzt nicht einberufen werden, wenn die Amtszeit der Vorstände endet und eine entsprechende Fortführungsklausel in der Satzung fehlt.
Kann auch der Vorstand virtuell tagen?
Prinzipiell gelten für Vorstandsbeschlüsse dieselben Regelungen wie für eine Mitgliederversammlung. Demnach konnte sich bislang die Zulässigkeit einer virtuellen Sitzung zunächst nur aus der Vereinssatzung ergeben. Fehlte dort eine Regelung, konnte der Vorstand bisher im Einstimmigkeitsverfahren für die Durchführung einer virtuellen Vorstandssitzung ohne Satzungsgrundlage und Einhaltung der Schriftform stimmen.
Die oben dargestellten Erleichterungen für die Mitgliederversammlung durch das Covid-19 Abmilderungsgesetz gelten dem Wortlaut nach zunächst einmal nur für Mitgliederversammlungen. Ob dies über den gesetzlichen Verweis in § 28 BGB auf § 32 BGB auch für Vorstandssitzungen gilt, ist fraglich. Die Gesetzesbegründung nimmt dazu keine Stellung.
Dementsprechend kann grundsätzlich auch bei der tatsächlichen Durchführung einer virtuellen Vorstandssitzung auf alle modernen Kommunikationsmittel zurückgegriffen werden. Voraussetzung: Alle Vorstandsmitglieder müssen eine rechtzeitige Zugangsmöglichkeit (Einwahldaten/Passwort) zu dem Kommunikationsmittel der Wahl und die technischen Möglichkeiten haben. Rechtssicherheit besteht jedoch nur bei der Zustimmung aller Vorstände hierzu.
